Іржы Філіп Рэкламнае паведамленне: Цяперашняя прапанова на рынку сістэм кіравання малым бізнесам вельмі шырокая. У той жа час, выбар правільнага праграмнага забеспячэння з'яўляецца сапраўды важным рашэннем. У рэшце рэшт, вы ж не хочаце праз некалькі тыдняў даведацца, што вы зрабілі няправільны выбар, перайсці на іншае прыкладанне і навучыць усю каманду з самага пачатку. Такім чынам, як арыентавацца на перапоўненым рынку і выбіраць праграмнае забеспячэнне, якое будзе расці разам з вамі, ідучы ў нагу з апошнімі тэндэнцыямі?
Праверце нашы парады аб тым, як выбраць найлепшую сістэму для вашага бізнесу і якім патрабаванням павінна адпавядаць інфармацыйнае праграмнае забеспячэнне.
Навошта выкарыстоўваць сістэму кіравання малым бізнесам?
Ёсць шмат прычын, чаму бізнес павінен выкарыстоўваць карпаратыўнае праграмнае забеспячэнне. Не толькі буйныя кампаніі, дзе само сабой разумеецца падтрыманне арганізацыі ва ўсёй кампаніі і ва ўсіх камандах. Але таксама для невялікіх кампаній, дзе такі інструмент кіравання бізнесам можа быць магутным інструментам для паляпшэння працэсаў кампаніі. Гэта прыводзіць да павышэння канкурэнтаздольнасці і поспеху кампаніі ў доўгатэрміновай перспектыве.
Магчыма, вы знаходзіцеся ў сітуацыі, калі ваша кампанія ўжо выкарыстоўвае некаторыя інструменты... адзін для выстаўлення рахункаў, адзін для сувязі, вы кіруеце грашовымі патокамі ў Excel, у іншым Excel у вас ёсць спіс кліентаў, каляндар, справаздачы і ўсё астатняе на паперы . Калі гэтае рашэнне здаецца вам крыху хаатычным, шукайце больш поўную сістэму, якая ахоплівае большасць вашых патрэбаў у кіраванні бізнесам у адным месцы.
Асноўныя прычыны, чаму нават невялікія кампаніі павінны ўкараняць сістэму кіравання кампаніяй:
- Павышэнне эфектыўнасці і прадукцыйнасці: Эфектыўны інфармацыйная сістэма прадпрыемства дазваляе аўтаматызаваць працэсы, паменшыць колькасць памылак падчас ручнога ўводу або капіравання даных і значную эканомію часу. Гэта прыводзіць да павышэння эфектыўнасці і прадукцыйнасці работнікаў і павялічвае прадукцыйнасць кампаніі.
- Лепшае кіраванне часам: Сістэма кіравання бізнесам палягчае планаванне і арганізацыю часу, задач і праектаў, дазваляючы супрацоўнікам больш засяроджвацца на сваёй працы і зніжаць стрэс.
- Больш эфектыўны абмен інфармацыяй і кіраванне ёю: Інфармацыйная сістэма кіравання дапамагае ў кіраванні дадзенымі і інфармацыяй і забяспечвае лепшы доступ і абмен дадзенымі паміж рознымі аддзеламі і супрацоўнікамі. Гэта спрыяе паляпшэнню ўзаемадзеяння паміж супрацоўнікамі, акрамя таго, у вас ёсць усе важныя дакументы ў адным месцы, а гэта азначае, што вам больш не трэба шукаць паперы.
- Больш дакладнае і хуткае прыняцце рашэнняў: Сістэма кіравання кампаніяй дае інфармацыю аб статусе праектаў і дзейнасці кампаніі ў рэжыме рэальнага часу, дазваляючы больш хуткае і абгрунтаванае прыняцце рашэнняў.
- Зніжэнне выдаткаў:Інфармацыйная сістэма для малых прадпрыемстваў дазваляе лепш планаваць і кантраляваць даходы і выдаткі і дапамагае вызначыць вобласці, дзе можна скараціць выдаткі.
Якія функцыі шукаць у сістэме кіравання кампаніяй?
Аўтаматызацыя
Сістэма кіравання бізнесам павінна дазваляць аўтаматызацыю паўтаральных працэсаў або простых дзеянняў, каб звесці да мінімуму памылкі і страту часу на паўтараюцца задачы. Аўтаматызацыя можа ўключаюць, напрыклад, перыядычнае выстаўленне рахункаў, напаміны аб аплаце, аўтаматычную адпраўку электроннай пошты, стварэнне справаздач або стварэнне задач або праектаў з шаблонаў. Такім чынам можна паменшыць нагрузку на супрацоўнікаў, паменшыць колькасць памылак і павысіць эфектыўнасць працы.
Воблачнае сховішча дадзеных
Выкарыстанне воблачнага сховішча дадзеных можа зрабіць больш лёгкім і бяспечным абмен дадзенымі ў кампаніі, усё зразумела ў адным месцы. Гэта таксама дазваляе атрымаць доступ да дадзеных з любога месца і ў любы час, што павышае эфектыўнасць працы і забяспечвае хуткі абмен інфармацыяй. Воблачнае захоўванне даных таксама ацэняць усе кампаніі, у якіх члены каманды працуюць, напрыклад, з хатняга офіса.
Кіраванне задачамі
Праграмнае забеспячэнне для кіравання бізнесам павінна дазваляць лёгка адсочваць і кіраваць задачамі і іх тэрмінамі. Гэта можа ўключаць у сябе, напрыклад, планаванне і прызначэнне задач, адсочванне статусу выканання задач і напамін аб незавершаных задачах. Дзякуючы гэтаму члены каманды могуць больш эфектыўна размяркоўваць працу, кантраляваць сваю нагрузку і своечасова выконваць усе пастаўленыя задачы.
Кіраваньне праектам
Сістэма менеджменту кампаніі павінна забяспечваць эфектыўнае кіраванне праектамі, уключаючы планаванне, каардынацыю і маніторынг ходу праекта. Гэта, напрыклад, бюджэтнае планаванне, эфектыўнасць і рэнтабельнасць праектаў. Такая сістэма дазваляе кампаніі лепш кіраваць сваімі праектамі і дасягаць лепшых вынікаў і прыбытку.
У ідэале абраны інструмент павінен прапаноўваць некалькі варыянтаў графічнага прадстаўлення праектаў, такіх як дошкі Канбан, дыяграмы Ганта або таблічныя агляды для выразнай візуалізацыі праектаў, бюджэтаў, размеркавання задач, стану і прагрэсу.
CRM
Праграмнае забеспячэнне для бізнесу таксама павінна ўключаць інструменты кіравання ўзаемаадносінамі з кліентамі (CRM). Гэта дазваляе кампаніі больш эфектыўна мець зносіны з кліентамі і лепш кіраваць іх патрабаваннямі.
Калі сістэма дазваляе сумясціць CRM з іншымі працэсамі, такімі як кіраванне праектамі, выстаўленне рахункаў, кіраванне кантрактамі або планаванне грашовых патокаў, у рамках адной платформы кіравання бізнесам, вы можаце бачыць сваіх кліентаў з пункту гледжання 360°.
Кіраванне працоўнай нагрузкай супрацоўнікаў
Функцыя кіравання нагрузкай супрацоўнікаў дапаможа вам больш эфектыўна размеркаваць працу паміж асобнымі членамі каманды і такім чынам дасягнуць іх аптымальнай нагрузкі. Інфармацыйная сістэма кампаніі павінна дазваляць планаваць час і задачы такім чынам, каб яны былі размеркаваны справядліва і каб супрацоўнікі былі загружаны адпаведна іх здольнасцям і прадукцыйнасці працы. У той жа час так і павінна быць сістэма здольная кантраляваць нагрузку і пры неабходнасці прапанаваць падыходнае рашэнне, напрыклад, шляхам пераразмеркавання задач або павелічэння колькасці супрацоўнікаў у дадзенай камандзе. Гэта дазволіць павялічыць прадукцыйнасць і задаволенасць супрацоўнікаў, што спрыяе доўгатэрміноваму поспеху кампаніі.
Парады па выбары лепшага праграмнага забеспячэння для малога бізнесу
Выбіраючы праграмнае забеспячэнне для малога бізнесу, важна вызначыць свае патрэбы і ўлічваць свой бюджэт.
Таксама ўлічвайце прастату ўкаранення і выкарыстання праграмнага забеспячэння, магчымасць інтэграцыі з іншымі сістэмамі і праграмным забеспячэннем, мабільнае прыкладанне і складанасць функцый.
1. Вызначце свае патрэбы:
Перш чым пачаць шукаць патрэбнае праграмнае забеспячэнне, падумайце, якія функцыі і магчымасці вам патрэбныя для кіравання вашым бізнесам.
Майце на ўвазе, што некаторыя праграмы прапануюць спецыялізаваныя функцыі для пэўных галін прамысловасці, у той час як іншыя з'яўляюцца універсальнымі і могуць быць адаптаваны да патрэб розных галін.
2. Прастата ўстаноўкі і выкарыстання праграмнага забеспячэння:
Падумайце, наколькі хутка вы зможаце ўкараніць новае праграмнае забеспячэнне ў свой бізнес і наколькі простым ім будзе карыстацца.
Пошук праграмнага забеспячэння з інтуітыўна зразумелым інтэрфейсам і лёгкай наладай можа зэканоміць час і звесці да мінімуму навучанне супрацоўнікаў. У ідэале праграмнае забеспячэнне мае онлайн-падручнікі і навучальныя відэа, якія дапамогуць вам з навучаннем, або прапануе кансультацыі, дзе вы можаце пракансультавацца па ўкараненні сістэмы ў вашай кампаніі.
3. Рашэнні з функцыяй фінансавага кіравання:
Больш дасканалае праграмнае рашэнне з функцыяй фінансавага кіравання можа дапамагчы малым прадпрыемствам адсочваць і кіраваць фінансавымі аперацыямі. Гэта дасць вам агляд даходаў і выдаткаў у цяперашні час і ў бліжэйшай будучыні або выканання бюджэтаў. Вы можаце прагназаваць развіццё грашовых патокаў на бліжэйшыя месяцы, рэнтабельнасць праектаў і слабыя месцы, дзе грошы беспадстаўна выцякаюць у кампаніі.
4. Магчымасць інтэграцыі з іншымі сістэмамі і праграмным забеспячэннем:
Падумайце, якое іншае праграмнае забеспячэнне вы выкарыстоўваеце і ці сумяшчальна новае праграмнае забеспячэнне і ці можна яго лёгка інтэграваць з іншымі сістэмамі. Такім чынам, даступны праграмуемы інтэрфейс (API) з'яўляецца ключавым. Make таксама з'яўляецца папулярнай інтэграцыйнай платформай, якая забяспечвае пашыраную інтэграцыю і аўтаматызацыю.
Пошук праграмнага забеспячэння з функцыямі імпарту і экспарту даных можа палегчыць вашу працу і звесці да мінімуму ручной увод даных.
5. Улічвайце свой бюджэт:
Выбіраючы праграмнае забеспячэнне, улічвайце свой бюджэт і паспрабуйце знайсці рашэнне, якое адпавядае вашым патрэбам і даступнае для вашага бізнесу.
Будзьце ўважлівыя пры параўнанні цытат і падумайце, ці вартыя дадатковыя функцыі больш высокай цаны. Бясплатная пробная версія павінна быць само сабой зразумелай.
6. Мабільнае прыкладанне ўключае ў сябе:
Наяўнасць мабільнай версіі сістэмы кіравання бізнесам дазваляе вам і вашым супрацоўнікам заставацца на сувязі і хутка рэагаваць на хаду, незалежна ад бягучага месцазнаходжання і абсталявання. Гэта асабліва важна, калі справа даходзіць да кіравання гібрыднымі і аддаленымі камандамі і дзеяннямі.
Майце на ўвазе, што мабільнае прыкладанне павінна быць простым у выкарыстанні і даступным на розных аперацыйных сістэмах.
7. Комплексныя функцыі справаздачнасці:
Праграмнае рашэнне з комплекснымі функцыямі справаздачнасці можа дапамагчы малому бізнесу кантраляваць і аналізаваць эфектыўнасць вашага бізнесу, кантраляваць эфектыўнасць вашай дзейнасці, праектаў і кампаній, каб вы маглі гнутка рэагаваць на ўзнікаючыя сітуацыі.
У ідэале праграмнае забеспячэнне вашай кампаніі дасць каштоўную інфармацыю аб вашых фінансавых паказчыках, прагрэс праектаў і задач, патэнцыял і выкарыстанне супрацоўнікаў і многае іншае. Акрамя таго, пашыранае рашэнне дазваляе ствараць уласныя графічныя справаздачы і ўсталёўваць розныя крытэрыі агрэгацыі і сартавання даных.
8. Камунікацыйная функцыя кампанентаў:
Пошук праграмнага забеспячэння з камунікацыйнымі функцыямі, такімі як інструменты чата або абмену файламі, можа дапамагчы прадпрыемствам эфектыўна кіраваць унутранымі камунікацыямі.
Акрамя таго, пошук праграмнага забеспячэння, якое можна інтэграваць з іншымі інструментамі сувязі, такімі як відэазванкі, можа быць карысным для лёгкага супрацоўніцтва ў камандзе.
Ужо выбраны?
Нам, уладальнікам малога бізнэсу, трэба шмат з чым сутыкнуцца, і часта бывае няпроста сабраць усё разам. Правільнае праграмнае рашэнне для кіравання вашым бізнесам можа даць вам вялікую перавагу перад канкурэнтамі. Вы раптам атрымаеце агляд - заказаў і задач і іх тэрмінаў, кліентаў і сувязі з імі, грашовых патокаў і працоўнай нагрузкі асобных членаў каманды. Вы зэканоміце шмат часу, затрачанага на выкананне паўтаральных задач з нізкай дабаўленай вартасцю. Замест гэтага вы можаце засяродзіць сваю энергію на інавацыях і рашэннях, якія рухаюць ваш бізнес наперад.
Аўтар: Caflou - Усё ў адной сістэме кіравання для малых і сярэдніх кампаній
Caflou дапаможа вам эфектыўна кіраваць усёй кампаніяй і яе фінансамі. Гэта дазволіць вам кантраляваць грашовыя патокі і прагназаваць іх далейшае развіццё. Вы пазбавіцеся ад руціннай працы, знізіце ўзровень памылак, палепшыце працу ў камандзе і павялічыце прадукцыйнасць кампаніі. Усё ў адным месцы. З любога месца і па даступнай цане.
